Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux – La Société des ponts fédéraux Limitée (en révision, août 2016)

Table des matières

Renseignements généraux

Fonctions, programmes et activités de l’institution

Renseignements supplémentaires

Renseignements généraux

Historique

La Société des ponts fédéraux Limitée (SPFL) a été constituée en société en 1998 en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et elle est désignée “société de propriétaire” au sens et aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Responsabilités

La Société a été constituée avec le mandat de remplacer l’Administration de la voie maritime du Saint-Laurent comme l’organisme ayant la responsabilité de gérer les biens de l’Administration n’étant pas reliés à la navigation. L’Administration de la voie maritime du Saint-Laurent a été dissoute le 1er décembre 1998 en vertu des dispositions de la Loi maritime du Canada. La gestion des biens de l’Administration reliés à la navigation a été confiée à une société sans but lucratif tandis que les biens de l’Administration non reliés à la navigation ont été transmis à SPFL.

SPFL détermine également l’acquisition de terrains afin d’y aménager, entretenir et exploiter, seule ou de concert avec un organisme approprié aux États-Unis, des ponts reliant le Canada aux États-Unis, ainsi que l’acquisition de terrains pour la construction ou l’acquisition, l’entretien et l’exploitation de ponts et d’ouvrages ou toute autre propriété désignée comme étant nécessaire par le gouverneur-en-conseil. SPFL se rapporte au Parlement par l’entremise du ministre des Transports.

La Corporation du Pont international de la Voie maritime, Ltée : une filiale de la SPFL, dont le siège social est à Cornwall (Ontario), exploite et gère le pont international à péages entre Cornwall (Ontario) et Rooseveltown (État de New York) au nom de ses propriétaires – La Société des ponts fédéraux Limitée, au Canada, et la Saint Lawrence Seaway Development Corporation aux États-Unis.

La Société du pont de la rivière Ste Marie, propriétaire du tronçon du pont international Sault Ste. Marie situé dans la province d’Ontario est une filiale de SPFL, a conclu une entente avec le ministère des transports du Michigan concernant l’entretien et l’exploitation du pont. Ce pont international relie la ville de Sault Ste. Marie en Ontario à la ville de Sault Ste. Marie au Michigan.

Les Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée est une filiale de SPFL : la mission de la Société est de procurer au public un passage sûr et efficace sur les ponts Jacques Cartier, Champlain et Honoré-Mercier (tronçon fédéral), sur l’autoroute Bonaventure, sur l’estacade du pont Champlain (cyclistes) et à travers le tunnel de Melocheville, situés dans la région du Grand Montréal métropolitain.

La principale participation commerciale par SPFL au pont des mille îles est l’exploitation de la partie canadienne du réseau du pont des Mille îles à Ivy Lea (Ontario), ce réseau étant géré pour le compte de SPFL par la Thousand Islands Bridge Authority des États-Unis en vertu d’une entente à cet effet.

Fonctions, programmes et activités de l’institution

Un président à plein temps nommé par décret du conseil et quatre autres administrateurs à temps partiel nommés par le ministre des Transports forment le conseil d’administration de la Société. La Première dirigeante; le vice-président affaires juridiques et secrétaire de la Société; le premier vice-président, ingénierie et construction; le vice-président, communications, la chef des services financiers et administration; le directeur, planification stratégique et politiques; le contrôleur; le directeur, ingénierie et construction; la conseillère en ressources humaines; la gestionnaire, services d’information et administratifs et le coordonnateur financier et administration sont situés au siège social de la Société à Ottawa.

Direction des services de l’entreprise
Soutient le conseil d’administration et les fonctionnaires en leur assurant les services spécialisés, les méthodes d’analyse, l’expertise, l’appui et les conseils dans les secteurs de caractère technique et de gestion de la Société pour permettre à celle-ci de répondre à ses besoins et à ses objectifs commerciaux. Fournit les qualités d’initiative et de facilitation proactives en formulant les politiques à l’échelle de la Société, les programmes, les normes, les procédures et les politiques.

Aide le conseil d’administration et les fonctionnaires à déterminer l’orientation stratégique de la Société. Contribue, de façon constructive, à déterminer les objectifs stratégiques et aide à élaborer des plans d’action et des moyens tactiques d’atteindre les objectifs. Se tient renseigné et réagit, au besoin, aux lois et règlements externes qui influent sur la Société. Entreprend des recherches et des études de faisabilité qui peuvent avoir des effets sur l’ensemble de la Société et contribue à leur mise en œuvre.

Services administratifs
Ces services comprennent les achats et le soutien de bureau, la gestion des biens immobiliers, la gestion des dossiers et du risque, les relations de travail et de ressources humaines.

Facilite l’établissement de normes pour la gestion des biens de la Société. Facilite le processus de soumission de contrats. Assume la gestion, l’expansion, la location ou la disposition des biens de la Société. Facilite et coordonne le programme de gestion du risque et du portefeuille d’assurance.

Finance et comptabilité
Surveille l’intégrité des états financiers de la Société et fait rapport au conseil d’administration sur le rendement financier de l’entreprise. Gère le portefeuille de la trésorerie ; administre ses mouvements quotidiens ainsi que des besoins de financement de projets ; fait des placements correspondant aux besoins à court et à long terme. Organise et coordonne le processus budgétaire de la Société et contribue à la préparation du plan de l’entreprise.

Ingénierie et construction
Se charge à faire réaliser des études d’ingénierie, voit à la préparation des plans et devis, lance les appels d’offres, administre les projets de construction relatif à la réfection de certains ponts. Fournis un soutien technique aux filiales.

Filiales et autres intérêts
La Société a trois filiales : La Corporation du Pont international de la Voie maritime, Ltée, les Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée et la Société du pont de la rivière Ste Marie.

Le pont des Mille-Îles est géré par la Thousand Islands Bridge Authority, des États-Unis en vertu d’une entente de gérance conclue entre celle-ci et la SPFL.

Fonds de renseignements

Affaires publiques
Description : Renseignements portant sur les communications externes de la Société.
Types de documents : Les publications, tels que le rapport annuel et le plan d’entreprise, les relations avec les médias et le public.
Numéro du dossier : SPFL 200 103

Études
Description : Renseignements relatifs aux Études impliquant la Société.
Types de documents : Études sur les ponts que la Société possède, de nature administratives, financières, etc.
Numéro du dossier : SPFL 117 100

Le Pont International de la Voie maritime
Description : Information sur la Corporation du Pont international de la Voie maritime, Ltée, le pont du chenal Sud, le pont du chenal Nord et les péages.
Types de documents : Exploitation et entretien ; accord avec la Saint Lawrence Seaway Development Corporation des États-Unis, laissez-passer, assemblées des actionnaires et des administrateurs ; études.
Numéro du dossier : SPFL SEA 020

Pont Champlain et l’estacade
Description : Documentation concernant l’administration du pont Champlain et de l’estacade (ainsi qu’une section de l’autoroute Bonaventure).
Types de documents : Pont Champlain et estacade – généralités ; contrats d’entretien et de réparation ; contrats de services professionnels ; études ; circulation ; panneaux de signalisation et publicitaires ; plaintes.
Numéro du dossier : SPFL CHA 010

Pont des Mille-Îles
Description : Information sur la Thousand Islands Bridge Authority ; le Pont des Mille-Îles, baux et péages.
Types de documents : Exploitation et entretien, accord avec la Thousand Islands Bridge Authority, assemblées des administrateurs ; études.
Numéro du dossier : SPFL TIB 025

Pont international de Sault Ste Marie
Description : Information sur la Société du pont de la rivière Ste Marie ; le Pont international de Sault Ste Marie ; péages.
Types de documents : Exploitation et entretien, accord avec la Société du pont de la rivière Ste Marie ; assemblées des actionnaires et des administrateurs ; la vérification financière.
Numéro du dossier : SPFL SSM 002

Pont Jacques Cartier
Description : Documentation concernant l’administration du Pont Jacques Cartier.
Types de documents : Pont Jacques Cartier – généralités ; contrats d’entretien et de réparation ; contrats de services professionnels ; baux ; études ; panneaux de signalisation et publicitaires ; accidents ; plaintes.
Numéro du dossier : SPFL JCB 015

Ressources humaines
Description : Renseignements ayant trait à la gestion des Ressources humaines de la Société.
Types de documents : La dotation, les avantages sociaux des employés, la santé et sécurité, l’évaluation des postes, les relations de travail et les langues officielles.
Numéro du dossier : SPFL 300 105

  • Programme de reconnaissance
    Description : Ce fichier contient des renseignements sur les employés dont : nom, adresse résidentielle, numéro de téléphone, date d’entrée en fonction, prix distribués relatifs aux nombres d’années de service.
    Catégorie de personnes : Le Programme de reconnaissance concerne les employés de la Société qui ont de 5 à 25 années de service.
    But : Le Programme de reconnaissance est un moyen que la Société a choisi pour souligner les années de service de ses employés.
    Usages compatibles : Les dossiers du Programme de reconnaissance sont utilisés à des fins de gestion de remise des prix commémorant le nombre d’années de service d’un employé.
    Normes de conservation et de destruction : Conservation permanente
    No. ADD : 2007/003
    Renvoi au document no. : SPFL 300 105
    Enregistrement (SCT) : 005306
    Numéro de fichier : SPFL PPE 801

Services administratifs
Description : Renseignements relatifs à l’organisation et au fonctionnement de la Société.
Types de documents : Activités de liaisons avec les ministères, les comités et procès-verbaux du Conseil d’administration, aux renseignements relatifs aux affaires juridiques de la Société, à la gestion des baux et permis ainsi que des archives.
Numéro du dossier : SPFL 100 101

  • Dossiers de contrat
    Description : Renseignements portant sur les contrats conclus avec la Société pour l’obtention de services professionnels, de services de construction, de baux et permis et les ententes. Il contient en général, la demande au conseil d’administration, l’adjudication, le contrat signé, l’appel d’offre et la soumission, la correspondance reliée au contrat, les preuves d’assurances de la compagnie, la lettre de renouvellement.
    Catégorie de personnes : Grand public.
    But : Conserver les contrats conclus et les documents afférents ainsi que l’information sur les types de contrats rendus, la durée et le coût des contrats.
    Usages compatibles : Servir à des fins de recherche concernant de futurs contrats de travaux.
    Normes de conservation et de destruction : Conservé 7 ans après dénouement ensuite détruit à l’exception des dossiers relatifs aux biens immobiliers dont ceux-ci sont conservés en permanences.
    No. ADD : 2007/003
    Renvoi au document no. : SPFL 100 101
    Enregistrement (SCT) : 005305
    Numéro de fichier : SPFL PPU 015
  • Dossiers de demandes de consultation
    Description : Renseignements portant les demandes de consultation adressés par des particuliers désireux d’avoir accès aux dossiers de la Société et aux fichiers de renseignements personnels, les réponses à ces demandes et l’information relative à leur acheminement.
    Catégorie de personnes : Grand public et employés.
    But : Conserver l’information concernant les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels.
    Usages compatibles : Sert à répondre aux demandes d’accès et à préparer des rapports sur le nombre de demandes reçues annuellement.
    Normes de conservation et de destruction : Conservé 8 ans après dénouement ensuite détruire à l’exception des demandes d’accès ayant reçues une décision du Commissaire dont celles-ci sont conservées en permanences.
    No. ADD : 2007/003
    Renvoi au document no. : SPFL 100 101
    Enregistrement (SCT) : 005317
    Numéro de fichier : SPFL PPU 010
  • Dossiers de soumissions
    Description : Renseignements portant sur les appels d’offres, les termes de références et devis, les soumissions reçues, l’analyse des soumissions.
    Catégorie de personnes : Grand public.
    But : Conserver les données sur les appels d’offres, termes de référence et devis.
    Usages compatibles : Servir de référence à des appels d’offres et termes de référence futurs.
    Normes de conservation et de destruction : Conservé 7 ans ensuite détruit.
    No. ADD : 99/003
    Renvoi au document no. : SPFL 100 101
    Enregistrement (SCT) : 005304
    Numéro de fichier : SPFL PPU 025

Services financiers
Description : Renseignements ayant trait à la gestion financière de la Société.
Types de documents : L’établissement du budget, la gestion de la paie et la tenue des systèmes de comptabilité et d’états financiers.
Numéro du dossier : SPFL 400 102

  • Dossiers de finances
    Description : Renseignements portant sur les comptes fournisseurs et comptes clients. Il contient en général, les noms et adresses des firmes et des individus, les factures et les montants dus ainsi que tous les documents comptables à l’appui.
    Catégorie de personnes : Grand public, sociétés et employés.
    But : Conserver les données sur les montants dus aux firmes et aux individus, sur les remboursements de frais de voyage aux employés de la Société ainsi que sur le recouvrement ou le versement des montants dus à la Société.
    Usages compatibles : Service de référence comptable et à des fins statistiques.
    Normes de conservation et de destruction : Conservé 7 ans ensuite détruit à l’exception de certains documents : budget, état financier, vérification financière et évaluation des propriétés dont ceux-ci sont conservés en permanences.
    No. ADD : 2007/003
    Renvoi au document no. : SPFL 400 102
    Enregistrement (SCT) : 005316
    Numéro de fichier : SPFL PPU 020

Tunnel de Melocheville
Description : Documentation concernant l’administration du Tunnel de Melocheville.
Types de documents : Tunnel de Melocheville – généralités ; contrats d’entretien et de réparation ; contrats de services professionnels ; éclairage.
Numéro du dossier : SPFL TM 001

Catégories de documents ordinaires et fichiers de renseignements personnels ordinaires connexes

  • Accès à l’information et protection des renseignements personnels
    • Accès à l’information et la protection des renseignements personnels
  • Accueil
    • Accueil
  • Approvisionnement et marchés
    • Marchés de services professionnels
  • Classification des postes
    • Dotation
  • Divulgation proactive
    • Accueil
    • Voyages
  • Examens liés à la gestion du rendement
    • Évaluation de la gestion du rendement
    • Mesures disciplinaires
  • Formation et perfectionnement
    • Formation et perfectionnement
  • Langues officielles
    • Langues officielles
  • Recrutement et dotation
    • Demandes d’emploi
    • Dossier personnel d’un employé
    • Dotation
  • Réinstallation
    • Réinstallation
  • Relations de travail
    • Harcèlement
    • Mesures disciplinaires
  • Rémunération et avantages sociaux
    • Présences et congés
    • Rémunération et avantages
  • Santé et sécurité au travail
    • Harcèlement
    • Santé et sécurité au travail
  • Sécurité
    • Cartes d’identification et laissez-passer
  • Services administratifs
    • Stationnement
  • Voyages
    • Voyages

Catégories de renseignements personnels

Documents administratifs d’ordre général
Au cours de l’ad0ministration des activités de la Société, diverses catégories de renseignements personnels sont accumulées qui ne sont pas compris dans les fichiers décrits ci-dessus, par exemple, la correspondance générale, les plaintes et les offres de services professionnelles. Ces renseignements sont classés généralement par sujet et par fonction. La période de conservation de ses documents suit le calendrier de conservation établi par la Société.

Liste d’envoi
Ce fichier contient le nom et l’adresse des personnes qui figurent dans la liste d’envoi et qui reçoivent le rapport annuel de la Société et d’autres documents sur ses activités. Les listes sont mises à jour annuellement et l’information est conservée jusqu’à ce qu’elle soit périmée.

Manuels

  • Code canadien de conception pour ponts d’autoroute
  • Code canadien du bâtiment
  • Devis reliés aux ponts de l’American Association of State Highway and Transportation Officials
  • Manuel d’inspection de structure de l’Ontario
  • Manuel d’inspection des ponts de l’état de New York

Renseignements supplémentaires

Les formalités d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont expliquées dans l’Introduction de cette publication.

Chaque demande présentée à La Société des ponts fédéraux Limitée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée d’un chèque ou mandat-poste de 5,00 $ émis à l’ordre de La Société des ponts fédéraux Limitée.

On peut obtenir plus d’information sur La Société des ponts fédéraux Limitée, ses programmes et activités, en communiquant avec :

La Société des ponts fédéraux Limitée
Coordonateur de l’accès et de la protection des renseignements personnels
55, rue Metcalfe, bureau 1210

Ottawa (Ontario)  K1P 6L5

 

Téléphone : 613-993-6880
Internet : www.pontsfederaux.ca
Courriel : info@pontsfederaux.ca

Salle de lecture

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, l’institution a désigné un espace dans ses bureaux comme salle de lecture publique de consultation des documents. L’adresse est la suivante :

La Société des ponts fédéraux Limitée
55, rue Metcalfe, bureau 1210
Ottawa (Ontario)